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會場布置完畢要根據開會時間來確定。如果是上午8:30-9:00召開，務必在前一天晚上布置完畢；如果是在下午2:30-3:00召開，務必在當天上午布置完畢；如有特殊情況，根據實際情況來安排時間。

座序和桌牌。按照參會人數，排好座序（以便參會人員查看座位），打好桌牌。這里要特別注意主席臺的座序（座序有很大的講究，以后再詳細講解）和桌牌，因為臺上座的不是領導就是嘉賓，座序和名字千萬不能打錯，要反復核實。排列座序和打印桌牌之前還有一道工序，收集參會人員名單，主席臺參會人員臨會前有變化要趕緊補上和調整座序。這里要再啰嗦一下，會議室門口和路線轉角要張貼會議指示牌，如果是特別大型的會議，還要在公路顯眼處擺放較大的指示牌。

擺放話筒。如果條件允許，主席臺所有人都要擺放話筒；如果話筒不夠但發言人數較多，擺放中間3-4個固定話筒，根據發言順序兩邊擺放流動話筒。如果臺下需要有人到臺上發言，一種可以在主席臺最右邊（根據會場情況擺放左邊還是右邊）留出空位，另一種可以在主席臺最右邊擺放一個固定發言席，臺下發言人的順序排布根據長幼、進出方便來排列（和第二個步驟有聯系）。擺放完畢逐個試音，并調節音響聲音大小。

擺放資料。如果會議資料有標明順序則按順序排列；如果沒有標明，則按會議議程內容排列，以方便參會人員閱讀；如果其中有A3、A4資料，則A4在上、A3在下，記住一個原則——先小后大、先短后長。

（不需要擺放資料則不管）

播放視頻。不管是看電視直播還是投影，一定要備用一臺電視或電腦并安排2-3名工作人員在側屋待命，操作人員隨時在側屋觀察播放情況。調試好后要反復觀看，避免在開會時出現影像卡頓等情況。

后勤保障。一是電源燈光。務必聯系供電局是否停電，并備好發電機。二是茶水準備。根據領導要求、天氣、開會時間長短等情況來確定是否擺放茶杯或礦泉水。三是會標。用LED燈的要查看LED燈是否可以使用，不能使用要及時修理；用橫幅的要量好尺寸和字體大小，最遲會前1小時拉好。四是工作人員。如允許工作人員參加或人員充足，那么最好在座位最后邊待命2-4個工作人員。